Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников. Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.

Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.

Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести

регистрация в кадрахЖурнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.

Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.

Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:

  • Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
  • Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.

Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения. Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация. Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.

Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин: регистрация трудовых договоров

  • При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
  • При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
  • Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
  • Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
  • Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров

Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.

Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:

  • Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
  • Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
  • Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
  • Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
  • Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.

Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.

Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:

  • аккуратно заполнить титульный лист;
  • заполнить заверительную надпись;
  • в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.

После того как кто-либо сорвет пломбу, журнал регистрации дополнительных соглашений и договоров с сотрудниками уже будет считаться непригодным для использования. Его можно, конечно же, восстановить, но сделать это потребуется вновь с привлечением такой же технологии, которая была использована в процессе первичного изготовления журнала.

Можно обратиться в типографию, где его изготавливали, чтобы снова приклеили пломбу, добавили листы, если они были вырваны. Только теперь уже номер на пломбе будет другим и его потребуется занести в специальный протокол по предприятию, указав, что документ строгой отчетности подвергался существенным изменениям.

Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения

Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа, Журнал учета трудовых договоров: порядок заполнения которая заключается в следующих информативных блоках:

  • Полное наименование книги посреди титула.
  • В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
  • Под названием книги находится блок, который отражает:
  1. начало и конец ее ведения;
  2. сколько записей произведено;
  3. номер тома журнала;
  4. сроки хранения.

Ссылка на законодательный документ обязательно должна располагаться в правом верхнем углу под названием предприятия.

Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:

  • Блок для заверения руководителем организации.
  • Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
  • Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
  • Структура внутренней части журнала:
  • Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.

Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.

В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.

Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков: Журнал регистрации трудовых договоров

  1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
  2. Дата, когда договор был заключен.
  3. Номер порядковый трудового соглашения.
  4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
  5. Специальность, должность подчиненного.
  6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
  7. Срок действия соглашения.
  8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
  9. Есть ли дополнительные соглашения.
  10. Примечания.

Иногда в книге делают еще одну колонку, в которой каждый работник будет проставлять свою подпись, удостоверяющую факт получения своего экземпляра трудового соглашения. Такой образец скачать несложно на нашем сайте или на любом другом. Существует также журнал регистрации трудовых договоров, скачать который можно здесь, в электронной версии типографского варианта. Но некоторым кадровикам удобно вести этот журнал в электронной версии программного варианта – в MS Excel. Туда можно добавлять любые другие колонки, которые посчитает необходимым использовать кадровый исполнитель.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.

жажда