Ведение книги учета движения трудовых книжек

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Когда работник принимается на работу он передает трудовую книжку в отдел кадров. С этого момента ответственность за нее несет организация. При увольнении документ под роспись выдается ему. Контроль регистрации трудовых книжек должен строго вестись обязательно. Для этого должна вестись книга учета движения всех трудовых книжек и вкладышей. Ответственный за хранение должен следить за особенностями ведения трудовых книжек, а также вести их строгий учёт.

Законодательное регулирование

Постановлением Правительства еще в 2003 году было определено, что ведение книги учета движения трудовых книжек является обязательным для любой организации. Несоблюдение данного правила будет расценено контролирующими органами как нарушение основных норм законодательства. Книга движения трудовых книжек

Изначально приказом назначается лицо, ответственное за учет и хранение трудовых книжек. Зачастую это специалист по кадрам, но бывают исключения. Тем более, что нормативными актами не ограничивается, кто именно может принимать участие в оформлении при выдаче трудовых книжек. Это может быть любой сотрудник компании, добровольно согласившийся на эту работу.

Формально бланк трудовой книжки в бухгалтерском учете имеет свою ценность и поэтому лицо, ответственное за учет трудовых книжек, является еще и материально ответственным.

Насколько соблюдается порядок ведения и хранения трудовых книжек всегда проверяется контролирующими органами. В частности, Трудовая Инспекция обращает на это особое внимание.

Основные правила ведения и хранения трудовых книжек закреплены в инструкциях и нормативных документах. Их соблюдение является обязательным для ответственного лица. В частности, там четко закреплено, как должен вестись журнал учета движения трудовых книжек.

Зачастую ведение журнала учета – это задача кадрового специалиста. Но где численность очень маленькая, этим занимается бухгалтер или даже сам руководитель.

Предназначение

Журнал учета трудовых книжек – это приходно-расходная книга, в которой отображаются все основные операции, связанные с данными документами сотрудников:  Книга учета трудовых книжек

  • открытие трудовых, если данное место работы является первым для работника;
  • после приема на работу хранение трудовых книг сотрудников – обязанность работодателя. После того, как человек передает свой документ специалисту по кадрам, в книгу учета движения трудовых книжек вносится эта информация;
  • если дополнительно выписывается бланк вкладыша к основному документу, то он также отражен в реестре;
  • книга учета трудовых книжек содержит сведения о данных документах, которые когда-либо могли храниться в организации. Если работник увольняется, то тогда приходно-расходная книга должна содержать запись об этом, а также дату выдачи документа, подпись работника, свидетельствующую о получении.

Если в процессе проверки будет выявлена не состыковка количества документов, которые содержит книга учета движения трудовых книжек и которые имеются по факту, то за это следует дисциплинарная ответственность. В случае недостачи материально ответственное лицо обязано компенсировать отраженную стоимость трудовых книжек в бухгалтерском учете.

Правила ведения

На предприятии допускается наличие только одного журнала учета трудовых книжек. Существует строгий порядок учета и хранения трудовых книжек:  Ведение книги учета трудовых книжек

  1. Все приходно-расходные операции в отношении подконтрольных ответственному лицу документов должны быть внесены в хронологическом порядке.
  2. В самом начале ведения хозяйственной деятельности работодатель должен купить, а затем прошить книгу учета. После того, как тетрадь прошивают, ее нужно опломбировать.
  3. Приходно-расходная книга должна иметь только пронумерованные листы. Их замена в дальнейшем категорически не допускается.
  4. Заполнение журнала в электронном виде не допускается. Причина: любая приходно-расходная операция подтверждается подписью. Сделать же это в электронном виде возможности нет.
  5. Зачастую покупают уже готовый бланк – журнал, напечатанный в типографии. Но правила ведения и хранения трудовых книжек не запрещают купить обычную тетрадь, скачать в интернете образец заполнения и далее вести его самостоятельно. Если нужна книга для учета движения трудовых книжек скачать можно любой актуальный бланк, но при этом важно учесть, что тетрадь будет храниться очень долго и поэтому нужно позаботиться о плотной обложке.
  6. Каких либо правил как прошить книгу нет. Поэтому это можно сделать даже старым проверенным способом, используя плотные нитки, конца которых завязываются и далее на них накладывается пломба. Сзади прошивка фиксируется подписью руководителя и печатью. Также указывается дата введения книги в оборот.
  7. Обязателен титульный лист. На нем указываются данные организации, а также начало внесения данных в бланк. Если вдруг тетрадь закончилась или организация была ликвидирована, то на титульном листе должна быть сделана отметка об этом, а также должна значиться дата завершения внесения данных.

Чтобы избежать каких-либо проблем и учесть все нюансы, можно просто предварительно просмотреть примеры оформления подобных документов. Преимущество на данный момент в том, что каких-либо изменений в правила заполнения не вносится и поэтому многие годы они остаются прежними. Таким образом, находя нужные сведения о фиксации информации, ответственное лицо может не беспокоиться об их актуальности.

Основная информация

Во многих источниках можно найти стандартный бланк, содержащий основный колонки, обязательные к заполнению. В обычной форме их предусмотрено 13, но для некоторых предприятий в особых случаях могут быть добавлены места для дополнительных сведений. Обязательно необходимо фиксировать такую информацию:  Графы в книге учета трудовых книжек

  • номер;
  • данные работника (ФИО), который пришел на работу;
  • дата. Здесь учитывается не дата составления официального приказа, а написания заявления работником (если речь идет о приеме);
  • должность;
  • серия, номер документа, вкладыша;
  • дата, номер подписанного приказа. Если запись промежуточная (работнику понадобился вкладыш, но он не уходит с работы и не переходит на другую должность), то эта графа может не заполняться;
  • подпись ответственного лица о приеме документа. В конце трудовых отношений также ставится дата, подпись работника – они подтверждают то, что свой документ назад он получил;
  • если это первое место работы сотрудника — организация сама предоставляет ему документы, то с него за это может быть взята дополнительная плата. В таком случае она указывается в соответствующей графе. Если эта плата отсутствует, то там ставят просто прочерк.

Таким образом, к внесению всей необходимой информации в данный документ следует относиться с особым вниманием, чтобы избежать штрафных санкций за нарушение важных норм законодательства.

жажда